Eine regelmässige Überprüfung ist vonnöten

Die aufgrund internationaler Entwicklungen laufende Anpassung der Gesetzgebung zur Aktienbuchführung bzw. Verzeichnisführung stellt Schweizer Unternehmen vor Herausforderungen. Dieser Beitrag soll eine Übersicht über die für Aktiengesell- schaften geltenden Pflichten zur Aktienbuch- und Verzeichnisführung geben und einen Ausblick auf die künftigen Entwicklungen wagen.

 

1.   EINFÜHRUNG

Gemäss Art. 686 Abs. 1 OR ist die Aktiengesellschaft ver- pflichtet, über die Namenaktien ein Aktienbuch zu führen. In diesem sind die Eigentümer und Nutzniesser mit Namen und Adresse einzutragen. Erst die Eintragung in das Aktien- buch verschafft dem Eingetragenen die zur Rechtsausübung notwendige Legitimation als Aktionär im Verhältnis zur Gesellschaft. Weiter dient das Aktienbuch als Adressregister für die statutengemässen Mitteilungen an die Aktionäre [1].

Die Verpflichtung zur Führung und stetigen Aktualisie- rung des Aktienbuchs dürfte mittlerweile grösseren Kreisen bekannt sein. Doch damit hat die Gesellschaft noch nicht alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt: Seit dem 1. Juli 2015 ist die Aktiengesellschaft gemäss Art. 697 l Abs. 1 OR verpflichtet, zusätzlich zum Aktienbuch ein Verzeichnis über die Inha- beraktionäre sowie über die der Gesellschaft gemeldeten wirtschaftlich berechtigten Personen zu führen. Da Natio- nal- und Ständerat am 21. Juni 2019 die Abschaffung der In- haberaktie beschlossen haben[2], entfällt mit Inkrafttreten des neuen Rechts die Pflicht zur Verzeichnungsführung betreffend die Inhaberaktien gemäss Art. 697 l OR. Inhaber- aktien sind künftig nur noch zulässig, sofern die Gesell- schaft Beteiligungspapiere an einer Börse kotiert hat oder wenn die Inhaberaktien als Bucheffekten [3] ausgestaltet sind. Die bestehenden Inhaberaktien werden innert einer Frist von 18 Monaten nach Inkrafttreten des Gesetzes auto- matisch in Namenaktien umgewandelt[4]. Aufgrund dieser automatischen Umwandlung von Inhaberaktien in Namen-

aktien wird für die Gesellschaft eine Anpassung ihrer Statu- ten erforderlich, die sie bei der nächsten Statutenänderung vorzunehmen hat. Solange die Anpassung der Statuten nicht vorgenommen worden ist, weist das Handelsregisteramt jede Anmeldung zur Eintragung einer anderen Statuten- änderung in das Handelsregister zurück[5]. Nach der Um- wandlung von Inhaberaktien in Namenaktien trägt die Gesellschaft die Aktionäre, welche die in Art. 697i OR des bisherigen Rechts vorgesehene Pflicht zur Meldung des Er- werbs von Inhaberaktien erfüllt haben, in das Aktienbuch ein[6]. Aktionäre, die dieser Meldepflicht nicht nachgekom- men sind und deren Inhaberaktien in Namenaktien umge- wandelt worden sind, können innert fünf Jahren nach In- krafttreten des neuen Rechts mit vorgängiger Zustimmung der Gesellschaft beim Gericht ihre Eintragung in das Ak- tienbuch der Gesellschaft beantragen[7]. Aktien von Aktio- nären, die fünf Jahre nach Inkrafttreten der neuen Bestim- mungen beim Gericht keine Eintragung in das Aktienbuch der Gesellschaft beantragt haben, werden von Gesetzes wegen nichtig[8]. Das Gesetz tritt voraussichtlich im Herbst 2019, spätestens jedoch am 1. Januar 2020 in Kraft[9].

2.   FÜHRUNG DES AKTIENBUCHS

Jede Aktiengesellschaft ist verpflichtet, über die Namen- aktien ein Aktienbuch zu führen. Die herrschende Lehre geht davon aus, dass diese Pflicht mit Eintragung der Gesell- schaft in das Handelsregister entsteht[10]. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt gemäss Art. 686 Abs. 4 OR erst als Aktionär, wer im Aktienbuch eingetragen ist (Legitimationsfunktion). Die Anerkennung als Aktionär durch die Gesellschaft ist für den Aktionär wichtig, da vor der Eintragung keine Dividen- denzahlungen, Zuteilungen von Bezugsrechten usw. erfol- gen dürfen[11].

Wie das Aktienbuch in formeller Hinsicht zu führen ist, schreibt das Gesetz nicht vor. Dementsprechend kann das Aktienbuch sowohl in Papierform als auch elektronisch geführt werden[12]. Hinsichtlich der Darstellungsweise des Aktienbuchs sind in der Praxis verschiedene Varianten an- zutreffen: Beispielsweise kann für jeden Aktientitel ein se- parates Blatt bzw. bei elektronischer Führung eine Zeile ver- wendet werden (sog. Aktienstellenregister) [13]. Möglich ist aber auch, pro Aktionär eine Seite bzw. Zeile zu führen (sog. Gesellschafterregister [14]). Das Gesellschafterregister hat gegenüber dem Aktienstellenregister den Vorteil, dass die Anzahl an Aktien eines Aktionärs und die Anzahl seiner Stimmen an der Generalversammlung einfacher ersichtlich ist [15].

Bezüglich des Inhalts gilt Folgendes: Von Gesetzes wegen in das Aktienbuch einzutragen sind die Eigentümer und Nutzniesser mit Namen und Adressen (Art. 686 Abs. 1 OR). Steht die Aktie im Eigentum mehrerer Personen (Mit- oder Gesamteigentum), so sind alle Berechtigten aufzuführen[16]. Gegebenenfalls sind auch die E-Mail- bzw. Faxadressen auf- zuführen, sofern die Statuten Mitteilungen der Gesellschaft an die Aktionäre auf diesem Wege vorsehen[17].

Schliesslich ergeben sich aufgrund der Umsetzung der GAFI-Empfehlungen 2012 Neuerungen im Hinblick auf den Zugriff auf das Aktienbuch sowie die Aufbewahrungspflicht für Belege: Seit 1. Juli 2015 muss die Gesellschaft das Aktien- buch in einer Form führen, die einen jederzeitigen Zugriff in der Schweiz ermöglicht (Art. 686 Abs. 1 OR). Dies soll si-

cherstellen, dass die Schweizer Behörden rechtzeitig Zugriff auf die Informationen über die Namenaktionäre haben[18]. Des Weiteren müssen Belege, die einer Eintragung zugrunde liegen (wie insbesondere Kopien der indossierten Namen- aktien oder schriftliche Abtretungserklärungen), während zehn Jahren nach der Streichung des Eigentümers oder Nutz- niessers aus dem Aktienbuch aufbewahrt werden (Art. 686 Abs. 5 OR), wobei eine Aufbewahrung in digitalisierter Form ausreicht [19]. Dabei erscheint es wichtig, dass der entspre- chende digitale Beleg in nicht abänderbarer Form abgelegt wird.

3.   FÜHRUNG DES VERZEICHNISSES ÜBER DIE DER GESELLSCHAFT GEMELDETEN

WIRTSCHAFTLICH BERECHTIGTEN PERSONEN

Trotz beschlossener Abschaffung der Inhaberaktie durch das Parlament ist die Gesellschaft gemäss Art. 697 l Abs. 1 OR weiterhin verpflichtet, ein Verzeichnis über die der Ge- sellschaft gemeldeten wirtschaftlich berechtigten Perso- nen zu führen[20]. Als wirtschaftlich berechtigte Personen einer operativ tätigen juristischen Person gelten die natürli- chen Personen, welche die juristische Person letztendlich kontrollieren [21].

Die Pflicht zur Führung des Verzeichnisses über die der Gesellschaft gemeldeten wirtschaftlich berechtigten Per- sonen nach Art. 697 l OR (Pflicht der Gesellschaft) stellt das Gegenstück zur Meldepflicht des Aktionärs nach Art. 697 j OR dar (Pflicht des Aktionärs) [22]. Nach Art. 697 j OR ist zur Meldung der wirtschaftlich berechtigten Person verpflichtet, wer allein oder in gemeinsamer Absprache mit Dritten Ak- tien einer nicht börsenkotierten Gesellschaft erwirbt und dadurch den Grenzwert von 25% des Aktienkapitals oder der Stimmen erreicht oder überschreitet. In einem solchen Fall ist der Gesellschaft innert Monatsfrist der Vor- und Nachname sowie die Adresse der natürlichen Person zu mel- den, welche die Gesellschaft in das Verzeichnis einzutragen hat (vgl. Art. 697 j Abs. 1 OR)[23]. Diese wirtschaftlich berech- tigte(n) Person(en) muss/müssen zwingend (eine) natürliche Person(en) sein[24]. Gibt es keinen wirtschaftlich Berechtig- ten (wie beispielweise bei einer gemeinnützigen Organisa- tion), so sieht die Botschaft eine Pflicht zur Meldung des Feh- lens einer wirtschaftlich berechtigten Person vor[25]. Dem Gesetzeswortlaut kann jedoch keine derartige Pflicht zur Vornahme einer Negativmeldung entnommen werden[26].

Die Meldung des Aktionärs über die wirtschaftliche Be- rechtigung an der Aktie muss von der Gesellschaft generell nicht überprüft werden[27]. Der Gesellschaft ist es überlas- sen, ob sie die ihr gemeldeten wirtschaftlich berechtigten Personen in einem separaten Verzeichnis vermerkt oder die- ses z. B. mit dem Aktien- oder Stammanteilsbuch kombi- niert[28]. Ebenso ist sie frei in der Wahl, das Verzeichnis in Papierform oder elektronischer Form zu führen [29]. Unge- achtet der gewählten Form müssen aber die der Meldung nach Art. 697j OR zugrunde liegenden Belege während zehn Jahren nach der Streichung der Person aus dem Verzeichnis aufbewahrt werden. Schliesslich muss das Verzeichnis so geführt werden, dass in der Schweiz jederzeit darauf zu- gegriffen werden kann (vgl. Art. 697 l Abs. 3 OR und Art. 697 l Abs. 5 OR).

4.    AKTUELLE ENTWICKLUNGEN AUFGRUND INTERNATIONALEN DRUCKS

Die Pflichten der Gesellschaft im Zusammenhang mit der Aktienbuchführung sowie der Führung der Verzeichnisse über die der Gesellschaft gemeldeten wirtschaftlich berech- tigten Personen sind einem stetigen Wandel unterworfen. Dies ist insbesondere auf internationale Entwicklungen zu- rückzuführen. Internationale Gremien üben Druck auf ihre Mitgliedstaaten aus, damit diese den globalen Standards in den jeweiligen Bereichen nachkommen. So hat die Groupe d’action financière (GAFI) – als international führendes Gremium zur Bekämpfung der Geldwäscherei und der Ter- rorismusfinanzierung – ihre Mitgliedstaaten in den letzten Jahren zu mehr Transparenz bei den juristischen Personen angehalten[30], währenddem sich das Global Forum für die Einhaltung und die einheitliche Umsetzung der internatio- nalen Standards hinsichtlich Transparenz und Informa- tionsaustausch zu Steuerzwecken eingesetzt hat[31].

Die Vorlage zur Umsetzung der Empfehlungen des Globa- len Forums über Transparenz und Informationsaustausch für Steuerzwecke dient als jüngstes Beispiel des Einflusses internationaler Gremien auf die Schweizer Gesetzgebung. Diese Vorlage ist ausgearbeitet worden, damit die Schweiz in der zweiten Runde der Länderüberprüfung des Global Forum keine ungenügende Gesamtnote erhält [32]. Wie be- richtet, ist die Vorlage am 21. Juni 2019 vom Parlament ange- nommen und sind als Folge die Inhaberaktien abgeschafft worden[33]. Mit Bezug auf die Aktienbuch- bzw. Verzeichnis- führungspflicht ergeben sich aber noch weitere Änderungen. So wird neu ein Sanktionssystem für den Fall von Pflichtver- letzungen eingeführt. Zum einen wird inskünftig gemäss den Art. 327 und 327 a revStGB die Verletzung der Pflichten zur Meldung der an Aktien oder Stammanteilen wirtschaft- lich berechtigten Person (Sanktionierung des Gesellschaf- ters) und die Verletzung der gesellschaftsrechtlichen Pflich- ten zur Führung von Verzeichnissen (Sanktionierung der Gesellschaft) mit Busse geahndet [34]. Zum anderen wird die Liste der Organisationsmängel in Art. 731 b Abs. 1 revOR, bei deren Vorliegen der Gesellschaft die richterliche Auflö- sung drohen kann, um weitere Tatbestände ergänzt. Unter neuem Recht liegt dann ein Organisationsmangel vor, wenn die Gesellschaft das Aktienbuch oder das Verzeichnis über die ihr gemeldeten wirtschaftlich berechtigten Perso- nen nicht vorschriftsgemäss führt (vgl. Art. 731 b Abs. 1 Ziff. 3 revOR) oder wenn die Gesellschaft Inhaberaktien ausgegeben hat, ohne dass sie Beteiligungspapiere an einer Börse kotiert hat oder die Inhaberaktien als Bucheffekten ausgestaltet sind (vgl. Art. 731 b Abs. 1 Ziff. 4 revOR). Um kei- nen solchen Sanktionen ausgesetzt zu werden, müssen Schweizer Unternehmen ein besonderes Augenmerk dar- auf legen, ihr Aktienbuch bzw. ihre Verzeichnisse vorschrifts- gemäss und nach geltendem Recht zu führen und stets auf dem neusten Stand zu halten. Dabei dürfte die Vorlage zur Umsetzung der Empfehlungen des Globalen Forums über Transparenz und Informationsaustausch für Steuerzwecke kaum die letzte Vorlage sein, die auf internationalen Druck hin zu einer nationalen Anpassung der Aktienbuch- bzw. Verzeichnisführung führt.

5.   FAZIT

Hinsichtlich der Pflicht zur Führung des Aktienbuchs bzw. des Verzeichnisses über die der Gesellschaft gemeldeten wirtschaftlich berechtigten Personen ist Zurücklehnen für Unternehmen keine Option. Denn insbesondere aufgrund des internationalen Drucks ist die Schweiz gezwungen, ihre Gesetzgebung laufend anzupassen. Erst im Juni 2019 hat das Parlament die Abschaffung der Inhaberaktie be- schlossen, womit die Pflicht zur Führung eines Verzeichnis- ses über die Inhaberaktionäre gemäss Art. 697l OR künftig wegfällt. Zudem werden unter revidiertem Recht Verletzun- gen der gesellschaftsrechtlichen Pflichten zur Führung von Verzeichnissen mit Busse geahndet und können wegen Vor- liegens eines Organisationsmangels im schlimmsten Fall zur richterlichen Auflösung der Gesellschaft führen. Im Hinblick auf das neu eingeführte Sanktionssystem, aber auch auf mögliche weitere Entwicklungen, empfiehlt sich für Schweizer Unternehmen eine regelmässige Überprü- fung, ob ihr Aktienbuch und ihre Verzeichnisse noch à jour sind. Hierfür ist es unerlässlich, die Rechtslage im Zusam- menhang mit der Aktienbuch- bzw. Verzeichnisführung im Auge zu behalten.

Philipp Akeret DIPL. WIRTSCHAFTS- PRÜFER	MLaw Mirjam Bammatter Advokatin

Hinweis: Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Ausschliesslichkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung. Sie sind unverbindlich und nicht Gegenstand eines anwaltlichen Beratungsvertrages.

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Anmerkungen:

1) OFK OR-Müller, L., Art. 686 OR N 2.

2) Mit der Einführung der Verzeichnisführungspflicht für Inhaberaktionäre setzte die Schweiz ursprünglich die 2012 revidierten Empfehlungen der Groupe d’action financière (GAFI) sowie die Vorgaben des Global Forum on Transparency and Exchange of Information for Tax Purposes (Global Forum) um (vgl. Glanzmann, L., Neue Transparenzvorschriften bei AG und GmbH, in: Entwicklungen im Gesellschaftsrecht XI, Bern 2016, S. 267 ff., S. 268).
Ende 2018 begann für die Schweiz die zweite Runde der Länderüberprüfungen des Global Forum. Um in dieser Länderüberprüfung keine ungenügende Gesamtnote zu erhalten, hat sich die Schweiz erneut zu Gesetzesanpassungen gezwungen gesehen.
Entsprechend hat der Bundesrat am 21. November 2018 die Botschaft zur Umsetzung der Empfehlungen des Global Forum zur Phase 2 der Schweiz verabschiedet. Der Gesetzesentwurf sah unter anderem die formelle Abschaffung der Inhaberaktien (durch Umwandlung in Namenaktien oder Bucheffekten) sowie die Einführung eines Sanktionssystems für Pflichtverletzungen vor.
(vgl. Bundesrat verabschiedet Botschaft zur Umsetzung der Empfehlungen des Global Forum, Medienmitteilung des Bundesrates vom 22. November 2018,https://www.admin.ch/gov/de/start/dokumentation/medienmitteilungen.msg-id-73051.html, Zugriff am 18. Juli 2019)
Diese Abschaffung wurde nun Ende Juni 2019 durch das Parlament beschlossen (Umsetzung der Empfehlungen des Global Forums über Transparenz und Informationsaustausch für Steuerzwecke, Geschäftsdatenbank der Bundesversammlung, Geschäft des Bundesrates 18.082,https://www.parlament.ch/de/ratsbetrieb/suche-curia-vista/geschaeft?AffairId=0180082, Zugriff am 18. Juli 2019.

3) Bucheffekten sind vertretbare Forderungs- oder Mitgliedschaftsrechte gegenüber dem Emittenten, die einem Effektenkonto gutgeschrieben sind und über welche die Kontoinhaber nach den Vorschriften des Bundesgesetzes über Bucheffekten (BEG) verfügen können (vgl. Art. 3 Abs. 1 BEG).

4) Art. 4 Abs. 1 Satz 1 der revidierten Schlusstitel ZGB (revSchlT) der Übergangsbestimmungen zur Änderung vom 21. Juni 2019.

5) Vgl. zur Anpassung der Statuten und Eintragung ins Handelsregister Art. 5 revSchlT der Übergangsbestimmungen zur Änderung vom 21. Juni 2019.

6) Vgl. Art. 6 Abs. 1 revSchlT der Übergangsbestimmungen zur Änderung vom 21. Juni 2019.

7) Vgl. Art. 7 Abs. 1 revSchlT der Übergangsbestimmungen zur Änderung vom 21. Juni 2019.

8) Vgl. Art. 7 Abs. 1 revSchlT der Übergangsbestimmungen zur Änderung vom 21. Juni 2019.

9) Der Bundesrat entscheidet über das Inkrafttreten. Gemäss Botschaft ist das Inkrafttreten des Gesetzes bis Oktober 2019 geplant, damit die Gesetzesänderungen in der nächsten Länderüberprüfung der Schweiz durch das Global Forum Berücksichtigung finden (Botschaft zur Umsetzung der Empfehlungen des Globalen Forums über Transparenz und Informationsaustausch für Steuerzwecke im Bericht zur Phase 2 der Länderüberprüfung der Schweiz vom 21. November 2018, BBl 2019 284).

10) BSK OR II-Oertle, M., Du Pasquier, S., Art. 686 OR N 2 m. w. Verw., vgl. auch KUKO OR-Bauer, C. Art. 686 OR N 1.

11) OFK OR-Müller, L., Art. 686 N 5.

12) Vgl. zum Ganzen: BSK OR II-Oertle, M., Du Pasquier, S., Art. 686 OR N 2. Aufgrund der in Art. 685 f OR gesetzlich vorgegebenen Differenzierung zwischen «Aktionären mit Stimmrecht» und «Aktionären ohne Stimmrecht» führen Gesellschaften mit kotierten Aktien ihr Aktienbuch sinnvollerweise in zwei separaten Registern.

13) Rudin, B., Aktienbuch (§ 54), in: Fischer W., Drenckhan, H., Gwelessiani, M., Theus Simoni, F., (Hrsg.), Handbuch Schweizer Aktienrecht, Basel 2014, N 54.1 ff., N 54.9.

14) So die Bezeichnung bei Glanzmann, L., Neue Transparenzvorschriften bei AG und GmbH, Bern 2016, S. 295.

15) Vgl. Rudin, B., Aktienbuch (§ 54), Basel 2014, N 54.18.

16) BSK OR II-Oertle, M., Du Pasquier, Art. 686 OR N 3.

17) BSK OR II-Oertle, M., Du Pasquier, Art. 686 OR N 3.

18) Kunz, M., Umsetzung der GAFI-Empfehlungen 2012, Jusletter vom 23. Februar 2015, S. 8.

19) Botschaft zur Umsetzung der 2012 revidierten Empfehlungen der Groupe d’action financière (GAFI) vom 13. Dezember 2013, BBl 2013 657.

20) Aufgrund von Art. 790a Abs. 3 OR gilt dies sinngemäss auch für die GmbH.

21) Vgl. Art. 2a Abs. 3 GwG.

22) Vgl. Glanzmann, L., Bern 2016, S. 293.

23) Glanzmann, L., Bern 2016, S. 293.

24) Glanzmann, L., Spoerlé, P., GesKR 1/2014, S. 15.

25) Botschaft GAFI 2013, BBl 2013 659.

26) Glanzmann, L., Bern 2016, S. 282 f.

27) BSK OR II-Hess, M., Dettwiler, E., Art. 697l OR N 8.

28) Glanzmann, L., Bern 2016, S. 294.

29) Spoerlé, P., Art. 697l OR N 11.

30) Kunz, M., Jusletter 2015, S. 4.

31) SIF, Global Forum, Bern 2019,https://www.sif.admin.ch/sif/de/home/multilateral/gremien/global_forum.html

32) Bundesrat Medienmitteilung 2018,https://www.admin.ch/gov/de/start/dokumentation/medienmitteilungen.msg-id-73051.html

33) Parlament Geschäft 18.082,https://www.parlament.ch/de/ratsbetrieb/suche-curia-vista/geschaeft?AffairId=20180082

34) Schlussabstimmungstext 2019,https://www.parlament.ch/centers/eparl/curia/2018/20180082/Schlussabstimmungstext%201%20NS%20D.pdf